Ušetřete s Office 365

Posted on Úno 12, 2017 in Jak na to, Office 365

Pořízení O365 nemusí znamenat pouze náklady na licence, ale také reálnou úsporu nákladů. Ta, v mnoha přípdech, pokryje nejenom náklady na licence.

Mnoho uživatelů používá Office 365 jako alternativu k nákupu krabicové licence MS Office, případně řešení pro email. Jenomže O365 již dávno není pouze Word, Excel, Powerpoint a E-mail. Od jeho uvedení na trh přibylo množství nejrůznějších funkcí a služeb.

Pokud chcete opravdu využít všech možností, které toto řešení nabízí, je nutné k jeho zavedení přistoupit stejně, jako k implementaci ostatních IT řešení.

Základem je kvalitní implementační projekt. Ten by měl začínat analýzou potřeb společnosti a jejich namapováním na jednotlivé služby O365. Na základě této analýzy je potom možné vybrat cenové plány pro jednotlivé uživatele a připravit plán implementace, včetně případné migrace dat a integrace se stávající infrastrukturou.

Důležitou součástí je také zaškolení uživatelů, aby byli schopni nové funkcionality co nejlépe využívat.

 

Kde tedy hledat úspory?

Skype for Business

Máte více poboček a mobilní pracovníky? Nebo zaměstnance, kteří pracují na homeoffice? V tom případě se zamyslete nad využitím Skype for Business (který je standardní součástí všech cenových plánů) pro zefektivnění porad a schůzek. Opravdu je nutné se vždy setkat osobně? Vyzkoušejte možnost naplánovat v Outlooku schůzku a přidat k ní odkaz na připojení přes Skype for Business. Schůzky se zrychlí, zkrátí a možná zjistíte, že jenom úspora nákladů na cestování a čas vám zaplatí náklady na licence. Pokud navíc schůzku doplníte o sdílený poznámkový sešit OneNote, nemusíte myslet na rozeslání agendy a následného zápisu účastníkům schůzky.
Zamyslete se i nad možností nahradit některé schůzky se stávajícími zákazníky Skype schůzkou. Obchodníci ušetří čas na cestování, získají vetší flexibilitu při plánování schůzek a i mnozí zákazníci to ocení. Velkou výhodou je, že prostřednictvím Skype for Business můžete komunikovat i s uživateli, kteří licence tohoto produktu nemají. Uživatel se může připojit prostřednictvím webového rozhraní s velmi podobnou funkcionalitou, jako má klientská aplikace.

OneDrive

Víte, že každý uživatel libovolného plánu má k dispozici 1TB cloudového úložiště OneDrive? Data v tomto úložišti jsou chráněna šifrováním a jsou zálohována na 2 další místa. Mnoho uživatelů O365 nevyužívá OneDrive, a platí zbytečně za jiné cloudové úložiště, které používali před zavedením O365. Zrušení těchto předplatných a převedení dat na OneDrive přináší mnohdy zajímavé úspory.

Spolupráce nad dokumenty

Ve verzi 2016 posunul Microsoft na novou úroveň možnost současné editace dokument více uživateli. Společně s integrací na Skype for Business je možné zkrátit čas například při tvorbě a připomínkování smluv, nabídek, směrnic a podobně. Autor dokumentu má k dispozici všechny připomínky v jednom dokumentu a šetří čas, který mnohdy strávil zapracováním připomínek z několika verzí dokumentu.

Sharepoint

Vytvořte týmové stránky nebo stránky projektu a zpřístupněte na nich potřebné dokumenty, kalendáře, seznamy úkolů nebo projektové plány. Členové týmu naleznou vše potřebné na jednom místě a nebudou ztrácet čas neustálým hledáním potřebných informací.

Teams

Teams je nová služba, která poskytuje komunikační platformu pro pracovní týmy. Je dostupná prostřednictvím webového rozhraní nebo aplikace pro Windows, Android a iPhone. Součástí je nejenom chat, ale také prostor pro sdílení dokumentů, poznámek, možnost připojit reporty z Power BI nebo úkoly z Planneru. Využití instantních zpráv je v mnoha případech efektivnější náhradou interních emailů nebo osobních schůzek.

Yammer

Vnitrofiremní sociální síť. Ve způsobu použití se částečně překrývá s Teams nebo Sharpointem a záleží na zákazníkovi, která aplikace mu lépe vyhovuje. Nicméně velmi zajímavou možností je vytvoření externí sítě, do které můžete pozvat své zákazníky nebo obchodní partnery a sdílet s nimi informace o svých službách a produktech. Microsoft používá tento komunikační kanál pro velmi efektivní komunikaci se svými partnery.
Důležité je, že za externí uživatele neplatíte žádné další licenční poplatky, takže vybudování externí sítě nezvyšuje náklady na licence O365

Planner

Pokud potřebujete plánovat týmové úkoly nebo řídit jednoduché projekty, můžete využít tuto službu. Je součástí všech cenových plánů. Poskytuje nejenom uživatelsky přátelské rozhraní pro plánování úkolů a jejích přidělování členům týmu, ale také přehledný grafický dashboard, na kterém máte okamžitý přehled o stavu jejich plnění.

Power BI

Potřebujete analyzovat firemní data, prezentovat a sdílet výsledky? Power BI vám to umožní. Služba je k dispozici v bezplatné verzi pro individuální použití, nebo jako placená verze, která umožňuje vytvářet sdílené Dashboardy s grafy a reporty, stejně jako připojovat firemní datábáze.
Můžete zpracovávat nejrůznější zdroje dat, od excelovské tabulky, přes firemní databáze až po nejrůznější cloudové služby.
Využití tohoto nástroje může ušetřit čas potřebný pro tvorbu a aktualizaci nejrůznějších reportů. Zároveň je snadno zpřístupní oprávněným osobám prostřednictvím webového rozhraní nejenom na notebooku, ale i na telefonu nebo tabletu.

 

Cílem tohoto článku bylo ukázat, že Office 365 je v současné době komplexní řešení. Bez jasně definovaného cíle a způsobu implementace se uživatelé ochuzují o velkou část přidané hodnoty, kterou nabízí.
Jako alternativa k nákupu krabicových licencí, se může zdát O365 zbytečně drahý. Ale při účelném využití nabízených funkcí se jedná o řešení s velmi rychlou návratností.
V dalších článcích si postupně představíme jednotlivé aplikace balíku O365.